電話での説明というのは、時々わかりにくい部分が出てくるのは当然です。電話では、相手の身振りや手振り、表情が見えないために、より慎重になる必要があります。 友達や家族との電話と違って、仕事上の電話というのは会社の利益にもつながります。自分の対応一つで、会社の売り上げに影響してしまったとしたら、とんでもない責任になってしまいますね。 でも、電話の基本を押さえておけば大丈夫です。電話というのは、トランシーバーのようなもの、と考えれば、自然と慎重になれます。つまり、いちいち「確認する」ということです。 よく、相手が言ったことに対して、「承知しました」だけを言う人、というのはかなりいるものです。これでは、相手としても「何を」「どう」「承知した」のか、ちょっと不安になってしまっています。 たとえば、相手が「明日の午前１０時半に、貴社にうかがいます。そのときに、今回のプロジェクトで使う試作品を持参します」と言ったとします。これに対して、どういえば相手は安心するのでしょうか。 「明日の午前１０時半、弊社にお越しになるのですね。そして、その時に、今回のプロジェクトの試作品をお持ちいただける、ということですね」というように、「相手が言った言葉をそのまま復唱して確認する」という作業が重要です。復唱して、相手が「そうです」と同意すれば、その時初めて「承知いたしました」というのです。こうすれば、あとでトラブルが起きた際、「言った」「言わない」、「確認した」「確認してない」、というような水掛け論も防ぐことができます。